Meer luxe op de thuiswerkplek, wie betaalt dat?

Omdat thuiswerken nog altijd de norm is, krijgen werkgevers veel vragen over de inrichting van de thuiswerkplek.

Die vragen gaan steeds vaker over situaties waarin een werknemer thuis een duurdere stoel of duurder bureau wil hebben dan de werkgever wil betalen. Wat zijn dan de mogelijkheden?

In augustus heeft de Belastingdienst de handreiking over gerichte vrijstellingen voor de werkplek thuis uitgebreid met informatie over een eigen bijdrage die een werknemer betaalt voor een duurdere arbovoorziening. Als het gaat om arbovoorzieningen, zoals computer, beeldscherm, toetsenbord, bureau, bureaustoel en communicatieapparatuur zullen ze fiscaal vallen binnen de gerichte vrijstellingen voor noodzakelijke voorzieningen volgens de werkkostenregeling (WKR).

Naar rato vergoedingen
Ook kan de werkgever de kosten van noodzakelijke voorzieningen vergoeden naar rato van het aantal dagen dat de medewerker thuiswerkt. Als de voltijd werknemer 2 dagen thuiswerkt en de werkgever besluit 2/7 van het internetabonnement te vergoeden, dan is de vergoeding vrijgesteld. Een een pro rata vergoeding zonder fiscale gevolgen is ook mogelijk bij deeltijdmedewerkers.

Eigen bijdrage?
Een van de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling binnen de WKR is dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor noodzakelijke arbovoorzieningen. Maar wat als de werknemer een duurdere stoel of duurder bureau wil hebben voor zijn thuiswerkplek dan de werkgever wil betalen? Dan mag de werkgever het extra bedrag wel inhouden op het nettoloon als eigen bijdrage.

Een voorbeeld kan dit verduidelijken: Saleh krijgt een bedrag van 75 euro van haar werkgever om een koptelefoon voor haar thuiswerkplek te kopen. Zij koopt in plaatst daar van voor 150 euro een koptelefoon. De werkgever heeft berekend dat zij tot 75 euro een koptelefoon kan kopen die voldoet aan de arbo-eisen. Deze 75 euro wordt aangewezen als een gerichte vrijstelling voor de WKR. De overige 75 euro wordt ingehouden op het nettoloon.

Vrije ruimte
Alleen de meerprijs verrekenen met het brutoloon mag ook. Op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. Tenzij de meerprijs van de luxere versie nog kan vallen binnen de vrije ruimte van de WKR. Anders is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over de meerprijs. Net zoals alle andere voorzieningen die niet voldoen aan de voorwaarden voor gerichte vrijstellingen voor noodzakelijke voorzieningen volgens de WKR. De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk onder een cafetariaregeling valt. De kosten komen dan ten laste van de werknemer.

(Bronnen en meer informatie: AWVN en Salarisnet)

Bron: www.ornet.nl