Zorginstellingen laten kansen liggen bij inkoop

Zorginstellingen laten zich bij hun inkoopbeleid te veel leiden door ad hoc-overwegingen. Ondanks een groeiende ‘inkoopvolwassenheid’ is er te weinig oog voor zowel de relatie met de interne klant als de leverancier. Dit constateert adviesbureau Berenschot op basis van een benchmark die het samen het kennisnetwerk voor inkoopprofessionals Nevi heeft uitgevoerd.

Zorginstellingen laten kansen liggen bij inkoop



Zorginstellingen laten zich bij hun inkoopbeleid te veel leiden door ad hoc-overwegingen. Ondanks een groeiende ‘inkoopvolwassenheid’ is er te weinig oog voor zowel de relatie met de interne klant als de leverancier. Dit constateert adviesbureau Berenschot op basis van een benchmark die het samen het kennisnetwerk voor inkoopprofessionals Nevi heeft uitgevoerd. 

Interne klant

Uit het onderzoek, waaraan een kleine tachtig hoofden Inkoop meededen, blijkt dat vier van de vijf zorginstellingen de interne klanttevredenheid niet meet. Slechts een op de tien respondenten zegt op korte termijn werk te willen gaan maken van een grotere klantgerichtheid. “Geen positieve constatering”, vindt de onderzoekers van Berenschot: “Zonder een scherp onderbouwd beeld van het oordeel van de interne klant over de gewenste activiteiten en wijze van uitvoering van inkoop is geen zinvol actieplan voor de toekomst te maken.”

Korte termijn

Volgens de onderzoekers worden besluiten rond inkoop over ondermeer capaciteit, kosten en in- of uitbesteden bij de meeste instellingen gemaakt op grond van korte termijnoverwegingen. Duurzaamheid als mogelijke inkoopdoelstelling scoort laag. Ook het opstellen van een inkoopstrategie is allesbehalve gemeengoed. Voor zover aanwezig is de inkoopstrategie vooral een afgeleide van technische eisen en logistieke behoeften. De ondersteuning van de inkoopprofessionalisering door de ICT wordt door Berenschot als “niet best” bestempeld. Bij het merendeel van de zorginstellingen wordt het tactische inkoopproces niet ondersteund door ICT-systemen.

Leverancier

Een ander minpunt is de relatie met de leverancier. In veruit de meeste instellingen worden levertijden niet bewaakt en wordt er pas actie ondernomen als de interne klant hier om vraagt. Bij slechts 17 procent van de instellingen houdt men gestructureerd bij hoe de prestaties van de leveranciers zijn. “Het managen van relaties met de leveranciers is een van de zwakst ontwikkelde aspecten bij zorginstellingen”, concludeert Berenschot.

Inkoopvolwassenheid

Ondanks de kritische beschouwingen ziet Berenschot ook een hoop verbeteringen, die duiden op een groeiende ‘inkoopvolwassenheid’. Zo kennen de meeste instellingen inmiddels expliciete inkoopdoelstellingen zoals het vergroten van de grip op inkoopuitgaven, het realiseren van besparingen, het verminderen van het aantal leveranciers en het vergroten van interen synergie afsluiten van raamcontracten. Daarnaast worden er vaker dan voorheen gestructureerde procedures en expliciete inkoopcriteria gehanteerd, zoals  bijvoorbeeld de ISO-certificering. Ook met de opleiding en vaardigheden van inkoopfunctionarissen zit het volgens Berenschot wel snor. Bovendien zijn instellingen steeds meer geneigd om na te denken over gezamenlijke inkoop met collega-instellingen.

Kwaliteit

Volgens Berenschot en Nevi is verdere vergroting van de inkoopvolwassenheid van groot belang voor zorginstellingen. Niet alleen draagt effectief inkoopmanagement bij aan kostenbesparing, ook geeft het een impuls aan de logistiek beheersing, innovatie en kwaliteit van het primaire proces.